Setup văn phòng cho công ty 10 người: chi phí và cách bố trí

Setup văn phòng cho một đội 10 người không khó, nhưng nếu mua thiếu kế hoạch thì rất dễ đội chi phí hoặc bố trí lộn xộn, dùng vài tháng lại phải sửa. Đây là cách tôi chia nhỏ bài toán để chủ doanh nghiệp dễ hình dung và kiểm soát ngân sách.

Chia không gian theo chức năng

Trước khi mua bất cứ món gì, hãy vẽ sơ đồ mặt bằng và chia thành các khu: khu làm việc chung (cụm bàn nhân viên), 1 phòng họp nhỏ 4–6 người, khu tiếp khách / pantry, và góc sếp hoặc phòng riêng. Ước tính mỗi nhân viên cần khoảng 4–6m² gồm cả lối đi, nên văn phòng 10 người thường cần 50–70m² là thoải mái. Vẽ sơ đồ trước giúp bạn biết mỗi khu cần bao nhiêu đồ và tránh mua thừa.

Danh mục nội thất cần mua

• 10 bộ bàn – ghế làm việc (ưu tiên cụm bàn 4–6 chỗ để tiết kiệm diện tích và dây điện đi gọn)
• 1 bàn họp + 6 ghế họp
• 2–3 tủ tài liệu (nên có khóa cho hồ sơ quan trọng)
• 1 bộ sofa + bàn trà cho khu tiếp khách
• Kệ, bảng ghi chú, và phụ kiện nhỏ (đèn, ổ cắm, cây xanh)

Khoảng chi phí tham khảo

Tùy phân khúc, một bộ bàn ghế nhân viên dao động 2–5 triệu. Trọn gói cho 10 người (gồm phòng họp và khu tiếp khách) thường rơi vào khoảng 60–120 triệu. Chọn gói đồng bộ từ một nhà cung cấp thường rẻ hơn mua lẻ nhiều nơi, lại đẹp và dễ bảo hành hơn. Nên chừa thêm 10–15% ngân sách dự phòng cho phát sinh (điện, rèm, sơn sửa).

Mẹo tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp

Nguyên tắc phân bổ tiền của tôi: đầu tư mạnh cho ghế ngồi (thứ nhân viên tiếp xúc 8 tiếng/ngày, ảnh hưởng trực tiếp sức khỏe và năng suất) và khu tiếp khách (bộ mặt công ty trước đối tác); tiết kiệm ở những món ít lộ diện như tủ kho. Chọn tông màu thống nhất 2–3 màu để tổng thể nhìn gọn và cao cấp dù đồ không quá đắt.

Một văn phòng bố trí tốt không chỉ đẹp mà còn giúp đội ngũ làm việc trơn tru, giao tiếp thuận tiện hơn mỗi ngày. Nếu chưa chắc, hãy nhờ tư vấn đo đạc tận nơi để tối ưu từng mét vuông trước khi chốt.